PTAのスリム化・効率化はなぜ進まない?仲良しごっこは即刻やめるべき!

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春!PTAの春!

 

年度末から新年度にかけて、PTAの役員決めや総会の話題が盛り上がります。

多くの人が「PTAやりたくない!」と思っていることでしょう…。

 

だけど、実際にPTAの本部を経験して、「PTAを小学校から無くすのは難しい」という結論に達しました。学校行事や教師とはもちろん、PTAは地域とも深いつながりを持っているんです。

 

とは言え、今のままのPTAで良いとは全く思っておりません。

娘の小学校でもPTAのスリム化・効率化の波がザバーンと押し寄せています。そして、我らPTAはスリム化・効率化をかなり推進したと自負しております!

 

今回は、実際にPTA本部を経験した私が、なぜスリム化・効率化が進まないのかの原因について辛口批評!

PTAのスリム化・効率化の必要な対処法も解説します。

PTAのスリム化・効率化が進まない4つの原因

実際にPTAの本部を経験して、その内情が良くわかりました。外から見ているだけでは、全くわからないものですね。

ちなみに、幼稚園の本部役員も経験済みです。

 

入ってみると「あ~あ~、これじゃぁスリム化・効率化が進まないのも当然だよ」という背景が見えてきました。

 

PTAや幼稚園の役員など、保護者、特に母親同士が集まると、どうしたって色々なしがらみが生れてくるのです。

このしがらみこそ、スリム化・効率化を妨げる最大の原因!

 

では、具体的に何が原因でPTAのスリム化・効率化が進まないのかを、超辛口で批評していきましょう。

 

事なかれ主義で現状維持をしたがるから

PTAのスリム化・効率化は、現状の仕事内容を見直して改変するのが不可欠です。

だけど、これが意外に面倒臭い!

 

  • 仕事内容見直しという作業が一時的に増える
  • 前任が行った仕事内容を変更するのに抵抗がある(前任の性格によっては文句を言われる)

 

PTAの任期が1年の場合、スリム化・効率化の大きな効果は自分の後任から表れるため、自分自身へのうまみがありません。

 

余計な仕事が増えて、しかも前任からうるさく言われる可能性が出るくらいなら、事なかれ主義で現状維持をした方が、よっぽど楽と思ってしまうんですよね。

だから、「仕事が多いなぁ」と愚痴りつつも、昨年と全く同じやり方を貫き通してしまうんです。

 

全員から賛同を受けたいと思うから

多くの人が「PTAの仕事が減ると嬉しい」と思うでしょうが、全員ではありません。

 

  • PTAは絶対必要!スリム化反対!それどころかもっと色々やって欲しい!
  • 去年までやっていたことが無くなるのは、損した気分になるからイヤ!

 

しかも、こういう考え方の人に限って、自分はPTAをやりたがらないんですよね。文句だけ言って、仕事しない人。

一方、PTAが生き甲斐みたいな人もいます。

 

  • 昨年自分がこれだけやった成果を、スリム化で無くされたくない!
  • 話し合い至上主義!(実は会議と言う名目で無駄話をしたいだけ)

 

こういう人がPTAメンバーにいると、スリム化・効率化しようとしても、良くわからない理由で抵抗してくるので超面倒。

 

とは言え、このような輩は少数派。数の暴力で問答無用で屈服させて、スリム化・効率化を進めれば話は早いのです。

 

しかし、「皆が納得する答えを…」なんて思っていると、この少数派がPTAスリム化・効率化のガンとなります。

だって、納得するはずないんだから。

 

PTAスリム化・効率化に全員の賛同を求めると、必ず文句だけを言う人が妨害してくるので進まなくなります。

 

主婦の仲良しごっこだから

仕事をしていた時代から思っていたことですが、仕事が遅い、無駄な仕事が多い職場は例外なく打ち合わせが大好き。

PTAも例外ではありません。

 

本部を経験して痛感したのは、「ふわっとした意見を言って、実行しない人がいる」という事実。

 

  • こんなのがあったらいいよね
  • やることが多過ぎ!どうにかならないのかな?
  • もっとうまくできそうな気がするんだけど…

 

はい。これ全部ふわっとして中身がない無意味な意見。

そして、周囲がこれに「そうだね」とふわっと賛同して、でも何も動かないんです。

 

問題提起するなら、改善策とセットじゃないと、言いっぱなしになって結局時間の無駄。

 

でも、PTAはこれが多いんですよ。

皆、「なんとかしたい」という思いはあるんでしょうね。で、何か意見を言いたくて、口に出す。でも、そこにツッコミが入らない。だって、ツッコミを入れると空気が凍るから。

 

これでは単なる主婦の仲良しごっこ。

 

この枠を突破しなければ、女性独特の「共感を呼ぶだけで何の解決案もない空っぽな話し合い」ばかりが増えて、結局スリム化・効率化が進みません。

 

仕事のやり方を知らない人がリーダーだから

仕事のやり方を知らない人がPTAのリーダーだと、事態は最悪になります。

役職上のトップとは言え、会長の言葉は影響力大!

 

トップが、仕事のやり方を知らずに、無用な仕事を周囲に投げまくると、PTAは「意味のない仕事をやらなければならない苦行の場」となります。

 

会長に意見できる人がいれば回避できるんですけど、PTAの多くは主婦の仲良しごっこなので、衝突を好まず「言われたことを言われたままにやる」という人ばかり。

結局、何でそれをやらなきゃならないのか良くわからないまま仕事をして、それを後任に引き継ぐという負のスパイラルが生れます。

 

これじゃ、PTAのスリム化・効率化と逆行しちゃいますよ。

 

PTAのスリム化・効率化を進める6つの対処法

「周囲の輪を乱さないように、穏便に事を済ませようとする」というのは、女性の特性でもあります。

PTAのメンバーは殆どが女性で、且つ以前経験した仕事もバラバラ。「組織をまとめる立場だった」という経験者は希少で、ゼロなケースも少なくありません。

 

PTAは組織でありながら、組織をまとめる素人の集まりなんです。しかも任期が1~2年だから、経験値を積むのも困難。

 

それでも、PTAのスリム化・効率化を進めるには、どうすれば良いのでしょうか。

 

どうしても必要な仕事だけを行う

まず、PTAのスリム化・効率化で必須なのは、どうしても必要な仕事の洗い出しです。

 

「この仕事だけは削れない」というのが、ありますよね。それが何かを明確にするのです。

 

そして、どうしても必要な仕事だけを行うようにします。

これで、必要最小限の仕事だけを残すことが可能です。

 

理由もわからずやっている作業は全部削る

「どうしても必要な仕事が良くわからない」という壁にぶつかるでしょう。

そうしたら、次は理由もわからずやっている作業を削ります。

 

「何だかよくわらかないけど、マニュアルに書いてあるから」という仕事は削除!

 

だって、良くわからない=必要性がわからない=必要じゃないってことですから。

 

やった方がいいかもしれない仕事も削る

PTAのスリム化・効率化を徹底するなら、「これってやった方がいいかも」という仕事も思い切って削りましょう。

 

やった方がいいかも=やらなくても大して変わらない

 

これも、PTAにあるあるの仕組みです。

 

話し合いは必ずメモに残す

PTAのスリム化・効率化をするためは、幾度となく話し合いが行われるかと思います。

この内容、必ずメモに残しましょう。

 

  • 話し合いの議題
  • 発言者の氏名とその内容
  • 議題の解決策
  • 解決策を実行する流れと実行者の担当者名

 

特に重要なのは氏名です。

「誰が何を言った」を書き残さないと、皆適当にふわっとしたことを言って「話し合ったつもり」で終了してしまいます。

 

文字に残し、更に氏名を残すことで、初めて責任を持った実益のある発言をしようと意識するのです。

 

そして、解決策が出たら実行に移すべく、具体的な方法やそれを行う担当者名を記述するのもポイントです。

 

話し合いだけで自己満足して、結局何も動かず無駄な時間で終わる会議に、私は社会人時代何度も何度も遭遇しました。

これぞ無駄の極み!

有意義な話し合いをするためには、必ずメモに残して、その情報を皆で共有するのが大切です。

 

メールを有効活用する

これは、私たちのPTAが実際に行っていたことですが、スリム化・効率化はメールの有効活用が不可欠です。

例えば、メールを利用して以下のようなスリム化・効率化を実行できます。

 

  • 定例会をメール配信にする
  • 連絡事項や承認依頼をメールで行う

 

これだけで、学校に来る回数を激減させられます。印刷物の枚数も激減です。文字で残るので見直しがいつでも可能なのも大きなメリットです。

 

横のつながりを持つ

PTAに入って意外だったのが、横のつながりが殆どない実情です。

それぞれ担当の仕事が分かれていて、委員会毎に活動しているのですが、自分の委員会以外の仕事内容が殆ど見えません。

 

そのため、別の役員が実は殆ど同じ資料を作っている…なんて事態も多発しています。これは本当に無駄。

 

だから、PTAのスリム化・効率化のためには、横のつながりを意識するのも必要です。コミュニケーションをとって、減らせる仕事はどんどん減らしていきましょう。

 

PTAのスリム化・効率化は明確な目的と計画が必要です

今回私がPTAスリム化・効率化の記事を書こうと思ったのは、会長から超面倒な仕事を、なぜそれが必要なのかの説明もなく投げられた経験があったからです。

 

私は「なぜ必要ですか?それって本当に必要ですか?」と、率直に疑問を聞きました。

すると、会長は「必要なのですが、上手く説明ができないので、少し時間をください」と答えたのです。

 

ええー!それって、自分の中で考えがまとまってないってことじゃん!そんなふわっとした状態で、仕事増やさないでよ!

という本音は隠して、答えを待ちましたけどね。

 

でも、この流れこそ「PTAのスリム化・効率化が進まない原因だよな」と思ったのです。

仕事の投げ方下手過ぎる。人に仕事を投げる時は、最低でも次のことが必要でしょう。

 

  • 何を目的とした仕事なのか
  • どんな結果を求めているのか
  • 仕事全体の流れがどうなっているのか

 

これがわかれば、仕事を投げられた人も上手にフィードバックできます。

 

でも、目的がわからないと「どこからどこまですれば良いのか」がわかりません。

そのため、必要以上に仕事をしてしまったり、逆に本当に欲しい内容が欠落して二度手間になったりします。

 

PTAに関わらず、仕事ってさ、何となくするもんじゃないんだよ。

 

本当にスリム化・効率化をしたいなら、焦らずじっくり考えて、本当に必要な仕事だけを選択しなければなりません。

仲良しごっこも即刻やめて、仕事内容について冷静に分析すべきなのです。

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