仕事に追われる人の特徴と対処法をパーキンソンの法則と共に解説

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派遣社員としてさまざまな職場で働いていると、仕事に追われる人を数多く目撃します。
誰もが知る大企業の高学歴社員でも、仕事に追われる人は常に追われているのです。

「それって、優秀な人に仕事が集まっているだけじゃないの?」と思うでしょう。
確かに、仕事に追われる人の中には、ほんの一部ですがハイスキル&ハイスピード、職場の頼みの綱になっているケースもあります。
でも、本当にレアケース。

私が出会った追われる人の大半は、ある意味自ら追われる状況を作り出しています。
「忙しくてしんどい」と言いつつ、能動的に今の状況を改善しないのです。
常日頃から「なんであんなに仕事に追われるかな」と疑問でしたが、最近パーキンソンの法則を知りなるほど納得。
仕事に追われる人は、私とは全く違う思考を持っているのだと理解しました。

今回は、パーキンソンの法則と共に、仕事に追われる人の特徴を徹底解説!
仕事に追われる状況から脱出したいあなたのために、具体的な対処法を電磁します。

仕事に追われる人の特徴10つ

何を隠そう、私の夫は仕事に追われる人です。
テレワークで長らく家庭での仕事姿を見て、ときどき夫から「パソコン教えてくれ」と言われて指南しますが、自ら追われる状況に飛び込みまくってるのがまるわかり。
仕事への口出しは夫婦仲を険悪にするので控えていますが、パソコンを教えているときはさすがに「なぜそうなる」「いや違うだろ」とツッコミを入れまくっちゃいましたよ。

夫みたいな人は、日本企業にわんさかいます。
日本人の生産性の低さは、仕事に追われる人の多さと関係あるんじゃないかと感じるほどです。
まずは、仕事に追われる人の特徴をわかりやすく解説します。

仕事の終着点を先に考えない

仕事に追われる人は、仕事の終着点を先に考えません。
渡された仕事の完成図を思い浮かべないまま、作業に入ってしまいます。
仕事を進めながら、徐々に終着点を形にしていくのです。

これでは、仕事に追われるのは当然です。
なぜならば、スタートしているのにゴールが全く見えていないから。
ゴールがない仕事が終わるはずないのです。
結局、仕事の終着点を先に考えない人は、「納期ギリギリ」を終着点とします。
与えられた時間が尽きる寸前に、どうにかこうにか形にするだけなので、ずっと追われているのです。

何となく作業している

「先に終着点を考えず仕事をする=何となく作業している」という式が成り立ちます。
自分でも明確に何をすべきかがわかっていないのです。
仕事に追われる人は、わからないけど漠然と仕事を進めながら、「何となくこれかな?」と終わりを作業になります。

そのため、仕事に追われているのに、分単位で急いで作業することがありません。
「どうしようかな…」と悩んでいるだけで、刻々と時間は過ぎ去っていきます。
気づいたときには納期直前で、時間に猶予があったとしても結局追われることに…。
毎回仕事で追われる羽目になるため、「きちんと準備しなければ」と納期が先でも残業して仕事をしますが、何となく仕事をしているだけなので、最終的にはまた追われる負のスパイラルになります。

取捨選択ができない

仕事の終着点を決めないので、本当に必要な仕事の取捨選択ができません。
何となくの作業は不安の連続。
「必要かわからないけど、とりあえずやっておこう」と、どんどん仕事は増えていきます。
仕事が増えれば追われるのは当然です。
時間の許す限り、必要かどうかもわからない仕事に延々と追われる羽目になります。

決断が常にギリギリ

仕事の終着点が決められないといっても、ずっと決断しないわけではありません。
最終的に仕事が終わるのは、どこかのタイミングで終着点を決めている証拠。
では、いつ決めているのか。
答えは「納期ギリギリのタイミング」となります。

仕事に追われる人は、全てにおいて決めるタイミングが遅いです。
時間の許す限り迷って決めないまま作業を進めていきます。
そして、「もう決めないと間に合わない」という段階でやっと決断するのです。
決断なければ仕事は終わりませんから、常に追われるのは必然でしょう。

自分から提案ができない

仕事に追われる人は、なぜ決断が遅いのでしょうか。
答えは「自分から提案できない」からです。
仕事中に生じた疑問やアイデアは追求せず、言われた通り柔順に作業します。
提案しないので、指示した人は「自分が提案しなければならない」と思い、更に細かい指示が飛んできます。
本当にその指示が必要かの取捨選択をしないので、自分で終着点が決められず、相手次第の進捗になります。

「結局最後には修正指示が出る」と言って、常に仕事に追われている人は、指示を噛み砕いて理解した上で、提案も取捨選択もしない指示待ち人間。
いつまでも主導的な仕事ができないから、追われてしまうのです。

自分から話を切り上げられない

仕事に追われる原因の1つに、多過ぎる打ち合わせがあります。
仕事に追われる人ほど「打ち合わせは避けようがない」と主張しますが、回数を減らしたり、打ち合わせ時間を短くしたりすることは、実は可能です。
打ち合わせまでの準備を万端にし、話がそれないように主導権を握れば、時間短縮ができますし、日頃から情報共有すれば、打ち合わせ回数も減らせます。

しかし、仕事に追われる人は自分から話を切り上げるのが苦手です。
聞き上手は長所ですが、主導権を相手に渡してしまうため、話好きに摑まると延々と、打ち合わせを続けてしまいます。
打ち合わせ以外でも、雑談を長引かせてしまい、肝心の仕事時間が削られてしまいます。

暇になりたくない思いがある

「暇になるのが嫌だな」という思いがある人も、仕事に追われる状況を作りがちです。
全てを終わらせて空白の時間ができると、手持無沙汰で居心地が悪くなってしまうからです。
本人は気付いていませんが、納期ギリギリに仕事が終わるように調整してしまいます。
納期にゆとりがあっても、結局ギリギリに終わらせるので、次の仕事までの間がなく、仕事に追われてしまうのです。

単純にスキルが低い

単純にスキルが低い人のも、仕事に追われる原因になります。
周囲の人と仕事量が同じでも、スキルが低ければ時間がかかるのは当然です。
しかし、本人はスキルが低いことに気付いていないケースが多いです。
そのため、自主的にスキルアップもせず、自分が特別忙しいと思い込んでいます。

完璧主義でこだわりが強い

完璧主義者は仕事も素早く完璧にこなしそうなイメージがありますが、こだわりが強いと返って仕事に時間がかかります。
なぜならば、納期ギリギリまで完璧を求めてしまうからです。

完成しても「もっと完璧にならないか」と納期ギリギリまで考えます。
「これでよし」と思っても、今度は「ミスが合っては大変」と納期ギリギリまで確認です。
結局、時間のある限り仕事に向き合ってしまい、常に追われる状況になります。

物事を総合的に考えるのが苦手

仕事に追われる人は、物事を総合的に考えるのが苦手です。
目の前にある仕事しか見ていないので、効率良く仕事ができないのです。
決断や取捨選択ができないのも、工夫が乏しいのも、完璧主義に走ってしまうのも、総合的な思考の欠如が原因と言えます。

チームで行う仕事なのに、自分しか見えていません。
自分の仕事が周囲とどのように関係し、どうすれば最も効率よく高い精度を保てるのか考えないから、先を見越した仕事ができずに追われるのです。

仕事と関係の深いパーキンソンの法則とは?

パーキンソンの法則とは、イギリスの政治学者の著書「パーキンソンの法則:進捗の追求」で提唱された法則です。法則には2つあります。

  • 第一法則:仕事量は与えられた時間を全て満たすまで膨張する
  • 第二法則:支出は収入の額に達するまで膨張する

仕事が追われる人は、第一法則に当てはまります。
自分では「こんなにたくさん仕事があったら、追われるのは当たり前」と思っていても、実は自ら時間のある限り作業を増やしているという考え方です。
1分の仕事が1時間かかることはないでしょうが、本来30分程度で終わる仕事でも1時間与えられれば、丸っと1時間かけて仕事をしてしまいます。
恐ろしいのは、本人が時間に合わせて仕事をしている自覚がないことです。

飲み会を例に出すとわかりやすいでしょう。
あんなに毎日仕事に追われているのに、会社で全員出席必須と言われる飲み会がある日は、きちんと定時に仕事を終わらせるのです。
「精一杯調整してるだけ」と言うでしょうが、やればできる証拠。
日々仕事に追われるのは、精一杯調整していないという見方もできます。

ちなみに、私は仕事に追われるのが大大大嫌い。
仕事に追われないために工夫し逃げているだけなのに、周囲からは「仕事が早い優秀な人」と認識されていました。
確かに、私は追われるのが大嫌いだから、常に精一杯調整して早く仕事を終わらせようと必死。
仕事が追われる人から見れば、毎日が飲み会状態です(例えですよ)。

私は仕事に追われる人の心理が全く分かりませんでしたが、パーキンソンの法則を知り、なるほど納得しました。
与えられた時間すべて使う思考と習慣が染みついているから、いつでも追われるんだなと。
仕事に追われている人は、そもそも「仕事に追われないためにどうしたら良いか」を考えたり工夫したりしないんだなとわかったのです。

パーキンソンの法則に第二の法則もありますが、国の予算を見るとこれまた納得。
お金がなくても国債を発行すれば大丈夫という思いがあるから、どこまでも膨張するのでしょう。
会社の予算でも同じことが言えます。
こちらは「予算全部使わないと来年削減される」という危機感から、意図的にすべて使っているケースが非常に多いですけどね。

仕事に追われる状況から脱する方法

仕事に追われる状況から脱するには、自分がパーキンソンの法則にハマっているのだと自覚することから始めましょう。
その上で、「どうしたら仕事に追われなくなるのか」を真剣に考え、計画し、行動に移すのが重要です。
仕事に追われる状況から脱する方法を、具体的に解説します。

必ず先に仕事の終着点を考える

真っ先にやるべきは、仕事の終着点を具体的に考えることです。
仕事には必ず終着点があります。
その仕事の目的は何なのかをしっかり理解し、目的を達成するためにどんな形にするべきかを考え、最終形態を具体的にイメージするのです。
先にゴールを明確にするのが、仕事に追われない重要なポイントになります。

終着点から逆算して作業内容を決める

仕事の終着点が明確化されたら、逆算して作業内容の計画を立てていきましょう。
残業ありきではなく、定時で終わらせるにはどうしたらいいかを考えて逆算するのです。
仕事量が少ないなら、「定時まで」ではなく「1時間で終わらせる」など、時間で区切ると良いでしょう。

もちろん、仕事にはイレギュラーがつきものです。
突発的な仕事が飛び込めば、計画通りにはいかなくなります。
その場合は、優先すべき仕事が終わった後に、新たに計画を立て直しましょう。

仕事を家に持ち帰らないと決意する

仕事に追われて家に持ち帰っているなら、ただちにやめるべき。
あなたの脳内には「終わらなければ持ち帰ればいい」という甘えがあります。
無意識に自宅での仕事時間を考慮して、仕事の肯定を決めているのです。

早く仕事を終わらせたいなら、「絶対に仕事を家に持ち帰らないぞ!」という鉄の意思を持ちましょう。
「会社から仕事の持ち帰りを禁止されたら?」という想定で、本気出して何が何でも会社内で仕事を完結させるのです。

雑談は休憩時間のみ

仕事に追われる人は、話しかけられるとつい応じてしまう優しい性格をしています。
しかし、会話に付き合っていると、仕事する時間が減るので追われてしまいます。
仕事上必要な会話は仕方ないですが、雑談は休憩時間のみと心がけましょう。
仕事に気分転換は必要ですが、メリハリがないと進みが悪くなってしまいます。

サラッと断るスキルを身に付ける

「休憩時間だけ雑談したいのに、周囲から話しかけられて困る…」という人もいるでしょう。
流されやすいのは仕事に追われる人の特徴の1つです。
仕事に追われる状況から脱したいなら、サラッと断るスキルを身に付けるしかありません。

例えば雑談だったら、「すみませんっ!今急ぎのやってて、本当にすみません!」と、先に謝ってシャットダウン。
あるいは、雑談をする隙を与えず、仕事の会話終了後は「お疲れ様でした!」と颯爽と立ち去るなど。
感じ良く、しかもサクッと断れるようになれば、職場で仕事に打ち込む時間が増えます。

断るスキルは仕事の抱え込み防止にも役立ちます。
言われるままに引き受けるのではなく、状況をサッと説明して断れば、あなたが本来やるべき仕事に打ち込めるようになり、完成度も高まるでしょう。

余暇を使ってスキルアップする

仕事のスピードアップには、当然ですがスキルアップも大きな効果があります。
空いた時間を使って、仕事に必要な知識を身に付け、スキルアップしましょう。
移動時間などを使って、コツコツ勉強するのがコツです。

今まで紹介した「仕事に追われる状況から脱する方法」も、しっかり行いましょう。
追われないように調整して生まれた時間を勉強に使えば、相乗効果で劇的にスピードアップするでしょう。

仕事に追われたくないなら思考を変えよう

仕事に追われる人の最大の要因は「追われるのは仕方がない」という思い込みです。
自分の思考や方法を変えれば事態は好転するとは、考えもしないのです。

人は自分の思考の範囲内でしか行動ができません。
仕事に追われる状況から脱したいと本気で思うなら、本気で「どうすれば追われずに済むか」を考えましょう。
飲み会のように、一事が万事「何が何でも終わらせるぞ!」と気合を入れるだけで、あなたの仕事スピードは速くなります。

仕事に追われる原因がブラックな職場なら、以下の記事を参考にしてくださいね。
仕事が終わらない8つの原因と対処法!ブラックな職場の見分け方も伝授

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